6 typische Stolpersteine in HR-Skill-Matrizen

…und wie Sie sie vermeiden

#SkillMatrix #WorkforcePlanning #LearningAndDevelopment #PeopleAndCulture

Skill-Matrizen sollen Transparenz über Fähigkeiten schaffen, Skill-Gaps sichtbar machen und Entwicklung gezielt steuern. In der Praxis werden sie aber oft zu Excel-Monstern, die einmal mit großem Aufwand erhoben und dann nie wieder angeschaut werden.

In meinen Projekten sehe ich immer wieder die gleichen Muster. Diese sechs Stolpersteine treten besonders häufig auf – und lassen sich mit ein paar Klarheiten gut umgehen.

1. Keine klare Frage – nur eine schöne Tabelle

Stolperstein:

Eine Skill-Matrix wird erstellt, „weil man das jetzt so macht“. Es ist unklar:

• Welche Entscheidungen damit unterstützt werden sollen

• Wer die Matrix wofür konkret nutzt

• Welche Fragen sie für HR, Führung und Business beantwortet

Ergebnis: viel Datensammelei – wenig Wirkung.

Was hilft:

Starten Sie mit 2–3 Kernfragen, z. B.:

• „Welche Skills fehlen uns für unsere Strategie der nächsten 3 Jahre?“

• „Welche Teams sind besonders stark oder verwundbar?“

• „Wo lohnt sich Qualifizierung statt Neueinstellung?“

Erst dann designen Sie die Matrix. Und: Binden Sie Führungskräfte früh ein, damit es nicht als reine HR-Übung wahrgenommen wird.

2. Zu grob oder zu detailliert – beides unbrauchbar

Stolperstein:

Entweder sind die Kategorien so allgemein („Kommunikation“, „IT-Kenntnisse“), dass niemand etwas damit anfangen kann – oder so kleinteilig, dass niemand sie pflegen kann.

Was hilft:

Finden Sie ein arbeitsnahes Niveau:

• Skills so konkret, dass man sie im Alltag erkennen und beurteilen kann

• aber so gebündelt, dass die Matrix noch pflegbar bleibt

Faustregel: Lieber wenige, gut beschriebene Skills, die für Strategie und Alltag relevant sind, als eine Vollständigkeitsillusion.

3. Nur Fachskills – keine Future Skills & Verhaltensaspekte

Stolperstein:

Viele Skill-Matrizen fokussieren ausschließlich auf Fach- und Systemkenntnisse. Unterbelichtet bleiben:

• Future Skills (z. B. Lernfähigkeit, Kollaboration, digitales Mindset)

• Verhaltensaspekte (z. B. Konfliktkompetenz, Führung, Change Readiness)

Gerade in Transformation und KI-Kontext werden diese „weichen“ Themen zu harten Erfolgsfaktoren.

Was hilft:

Denken Sie Ihre Matrix zweidimensional:

• Fachliche Fähigkeiten (rollen- und bereichsspezifisch)

• Überfachliche Fähigkeiten (für Zusammenarbeit, Führung, Wandel)

So entsteht ein realistischeres Bild von der Zukunftsfähigkeit Ihrer Organisation.

4. Einmal erhoben – dann veraltet

Stolperstein:

Es wird ein großer Aufwand in die Ersterhebung gesteckt, danach passiert… nichts. Nach 6–12 Monaten ist die Matrix faktisch veraltet – Rollen haben sich verändert, Menschen sind gegangen oder hinzugekommen.

Was hilft:

Verstehen Sie Skill-Matrizen als Prozess, nicht als einmaliges Projekt:

• Klare Zyklen (z. B. jährliche Aktualisierung, Impuls vor größeren Transformationsprojekten)

• Verknüpfung mit bestehenden Prozessen (z. B. Mitarbeitergespräche, Workforce-Planung, Nachfolgeplanung)

• Geklärte Verantwortlichkeiten: Wer hält welchen Teil aktuell?

Nur dann wird aus der Momentaufnahme ein echtes Steuerungsinstrument.

5. Reine Selbsteinschätzung – ohne Kalibrierung

Stolperstein:

Mitarbeitende bewerten ihre Skills selbst – ohne gemeinsame Maßstäbe, ohne Abgleich, ohne Dialog. Das führt zu:

• starken Unterschieden in der Selbsteinschätzung

• endlosen Diskussionen, „was 3 von 5 jetzt genau heißt“

Was hilft:

• Arbeiten Sie mit klar beschriebenen Niveaustufen (z. B. „Grundlagen anwenden“, „selbstständig arbeiten“, „andere coachen“).

• Kombinieren Sie Selbsteinschätzung und Fremdeinschätzung (Führungskraft oder Peer).

• Nutzen Sie Kalibrierungsrunden (z. B. im Führungskreis), um das Verständnis von Niveaus anzugleichen.

So wird aus Meinungsbildern ein halbwegs konsistentes Gesamtbild.

6. Kein Link zu Entscheidungen – die Matrix bleibt folgenlos

Stolperstein:

Die Skill-Matrix existiert, aber sie verändert nichts. Sie hat keinen erkennbaren Einfluss auf:

• Personalentwicklung

• Projektbesetzungen

• Recruiting-Profile

• Nachfolgeplanung

Dann wird sie beim zweiten Durchlauf kaum noch ernst genommen.

Was hilft:

Definieren Sie vorab, wofür die Matrix genutzt wird. Zum Beispiel:

• PE-Planung: Welche Skill-Gaps fließen in Trainings- und Entwicklungsprogramme ein?

• Projektbesetzung: Wie hilft die Matrix bei der Auswahl von Teammitgliedern für wichtige Initiativen?

• Recruiting: Welche Erkenntnisse beeinflussen zukünftige Stellenausschreibungen und Profile?

Eine Skill-Matrix, die an konkrete Entscheidungen gekoppelt ist, bekommt Gewicht – und wird gepflegt.

Fazit: Skill-Matrizen sind kein Selbstzweck

Skill-Matrizen können ein starkes Werkzeug sein, um Organisationen auf Zukunft und Transformation auszurichten. Sie werden aber nur dann wirksam, wenn:

• klar ist, welche Fragen sie beantworten sollen,

• die Flughöhe stimmt (weder zu grob noch zu kleinteilig),

• Fach- und Future Skills berücksichtigt werden,

• sie regelmäßig aktualisiert werden und

• sie sichtbar auf Entscheidungen und Maßnahmen einzahlen.

Kurz gesagt:

Eine gute Skill-Matrix ist kein HR-Dokument,
sondern ein gemeinsames Steuerungsinstrument für HR, Business und Führungskräfte.

Wenn Sie Ihre Skill-Matrix so aufsetzen oder weiterentwickeln möchten, dass sie wirklich genutzt wird – und nicht in der Schublade landet –, begleite ich Sie gern dabei.

von Kathrin Lechner | 02.09.2025

Mini-Check: Wirkt Ihre Skill-Matrix wirklich?

Praxis-Impuls: Klein anfangen statt alles neu

Wählen Sie einen Bereich oder ein Schlüsselteam aus und stellen Sie die Frage:

„Welche 5–7 Skills sind für unsere Zukunft wirklich entscheidend?“

Arbeiten Sie mit dieser fokussierten Mini-Matrix – und testen Sie, wie sie Entscheidungen und Entwicklung unterstützt, bevor Sie das gesamte Unternehmen „durchmatrizieren“.

Praxis & Erfahrungen

Kreuzen Sie im Kopf an:

Ist klar definiert, wofür Ihre Skill-Matrix genutzt wird (z. B. PE, Workforce-Planung, Projekte)?

Wird sie mindestens einmal im Jahr aktualisiert?

Hat sie sichtbaren Einfluss auf Entscheidungen (z. B. Trainings, Besetzung, Recruiting)?

Wenn Sie hier zögern, ist Ihre Skill-Matrix eher Inventarliste als Steuerungsinstrument.

bessere Grundlage für Workforce- und Nachfolgeplanung

gezieltere Personalentwicklung & Lernangebote

transparentere Projekt- und Rollenbesetzung

klarere Diskussionen über Future Skills statt nur Stellenprofile

Wofür eine gute Skill-Matrix wirklich nützt

Lessons Learned – 6 typische Stolpersteine in HR-Skill-Matrizen

Skill-Matrizen sollen Orientierung geben – in der Praxis laufen sie jedoch oft ins Leere: einmal erhoben, nie wieder genutzt, ohne echten Einfluss auf Entscheidungen.

In dieser kompakten Übersicht habe ich 6 typische Stolpersteine zusammengefasst, die mir in HR- und Transformationsprojekten immer wieder begegnen – jeweils mit einer konkreten Reflexionsfrage, mit der Sie Ihre eigene Skill-Matrix kritisch prüfen können.

So können Sie die Lessons Learned einsetzen:

• als Impuls in HR- oder Führungskreisen, um über den Status quo Ihrer Skill-Matrizen zu sprechen

• als Grundlage für einen Workshop zu Kompetenzmanagement und Workforce-Planung

• als Check vor dem nächsten Relaunch einer Skill-Matrix oder eines Skill-Projekts

Ideal für HR-Teams, Führungskräfte und alle, die Skill-Matrizen wirksamer machen wollen.

Jetzt kostenlos herunterladen und starten.

Hinweis: Diese Lessons Learned bieten eine erste Struktur und Impulse zur Reflexion Ihrer Skill-Matrizen. Sie ersetzen keine vollständige Skill-Strategie und kein detailliertes Organisationsdesign, sondern ergänzen bestehende Ansätze um eine praxisnahe HR-Perspektive.