Onboarding & Preboarding neu denken

Wie ein mittelständisches Unternehmen die ersten 90 Tage zur echten Erfolgsphase gemacht hat

#Onboarding #Preboarding #First90Days #Fachkräftemangel #EmployerBranding #Retention

Ausgangslage: „Die Neuen sind da – und dann kommt der Alltag“

Das Unternehmen, um das es hier geht, ist ein mittelständischer Industriebetrieb mit rund 800 Mitarbeitenden, mehreren Standorten und einem soliden Wachstum. Die Personalabteilung arbeitet professionell, aber stark prozessgetrieben: Verträge, Administration, Pflichtschulungen – das läuft.

Trotzdem häufen sich in den letzten Jahren Signale:

• Neue Mitarbeitende kündigen noch in der Probezeit.

• Einige berichten im Exit-Gespräch, sie hätten sich „nicht wirklich ankommen“ gefühlt.

• Führungskräfte klagen, dass Neuzugänge „lange brauchen, bis sie produktiv sind“.

• In Zeiten von Fachkräftemangel ist klar: Das kann sich das Unternehmen nicht mehr leisten.

Onboarding wird bisher als „Einführungstag + Einarbeitung im Team“ verstanden. Preboarding findet praktisch nicht statt. Zwischen Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag liegen teilweise Monate Funkstille.

Gemeinsam mit HR, ausgewählten Führungskräften und neuen Mitarbeitenden aus den letzten 12 Monaten haben wir das Thema neu aufgesetzt – mit einem klaren Fokus: die ersten 90 Tage als bewusst gestaltete Reise.

1. Preboarding: Die Zeit zwischen „Ja“ und „Erstem Arbeitstag“ nutzen

Problem vorher

• Nach der Zusage: Vertrag, vielleicht noch eine kurze Mail – dann Funkstille.

• Einige Kandidat:innen steigen in der Zwischenzeit bei anderen Unternehmen ein.

• Der erste Tag fühlt sich an wie ein Neustart, nicht wie ein Wieder-Aufgreifen.

Neuer Ansatz

Ziel: Zwischen Zusage und Startdatum eine wertschätzende, klare und menschliche Verbindung halten – ohne großen Extraaufwand.

Best Practices im Preboarding:

1. Willkommens-Mail der Führungskraft
   Innerhalb der ersten 48 Stunden nach Zusage eine persönliche, kurze Mail:
   – Freude ausdrücken
   – grob skizzieren, was die Person erwartet
   – Kontakt anbieten bei Fragen

2. Preboarding-Paket
   – Begrüßungsschreiben
   – Kurze Vorstellung des Teams (2–3 Sätze je Person, optional mit Foto)
   – Überblick über die ersten Tage (z. B. „So läuft Ihre erste Woche bei uns ab…“)
   – Organisatorische Infos (Anreise, Dresscode, Ansprechpartner:in am Empfang)

3. Digitale Einstiegsplattform (leichtgewichtig)
   Kein Großprojekt, sondern z. B. ein Mini-Bereich im Intranet oder PDF:
   – Werte & Kultur in 1–2 Seiten
   – kurze Videos oder O-Töne von Führung und Kolleg:innen
   – FAQ für Neue (Arbeitszeit, IT, Kantine, etc.)

4. Kontakt vor dem Start halten
   – Einladung zu Team-Events, wenn zeitlich passend
   – kurze Check-in-Mail ca. 1–2 Wochen vor Start: „Wir freuen uns, bald geht’s los…“

Wirkung:
Neue Mitarbeitende kommen am ersten Tag nicht „kalt“ ins Haus, sondern haben schon ein Bild: von Menschen, Kultur und den ersten Schritten.

2. Tag 1–10: Ankommen, nicht nur „eingestellt werden“

Problem vorher

• Am ersten Tag: viele Informationen, wenig Orientierung.

• IT-Zugänge fehlten teilweise, Arbeitsplatz war noch nicht fertig.

• HR organisiert den Welcome-Day, die Führungskraft ist im Tagesgeschäft gebunden.

Neuer Ansatz

Ziel: Die ersten Tage so gestalten, dass sich die Person willkommen, orientiert und nicht überfordert fühlt.

Best Practices für die ersten Tage:

1. Klar strukturierter erster Tag

• Begrüßung durch HR und Führungskraft

• Kurze Office-Tour, Vorstellen der wichtigsten Ansprechpersonen

• Zeit für Ankommen (kein Meeting-Marathon)

• Symbolisch wichtig: Arbeitsplatz, IT, Zugänge sind vorbereitet.

2. Onboarding-Plan für die ersten 10 Tage

Ein einfacher, aber verbindlicher Plan:

• Welche Personen lernt die neue Kolleg:in kennen?

• Welche Systeme und Prozesse werden erklärt?

• Welche Aufgaben kann sie oder er in den ersten Tagen konkret übernehmen?

Der Plan wird im Vorfeld zwischen HR und Führungskraft abgestimmt und als „roter Faden“ kommuniziert.

3. Buddy-System

• Jede neue Person erhält eine:n Buddy aus dem Team (nicht die Führungskraft).

• Rolle: Alltagsfragen, Kultur übersetzen („Wie machen wir das hier?“), informeller Kontakt.

• Kurzer Rahmen: 1–2 Check-ins pro Woche in den ersten Wochen.

3. Tag 10–30: Fachliches Onboarding & kulturelles Ankommen verbinden

Problem vorher

• Fokus auf Fachliches („Einarbeitung in Aufgaben und Systeme“),

• wenig Raum für Fragen wie: „Wie ticken wir hier eigentlich?“, „Was ist unausgesprochen wichtig?“

Neuer Ansatz

Ziel: Fachliche Einarbeitung mit Kultur, Erwartungen und Rolle verknüpfen.

Best Practices Tag 10–30:

1. Erwartungsklarheit im 1:1

Ein bewusst geführtes Gespräch zwischen Führungskraft und neuer Person:

• Was wird in den ersten 3 Monaten erwartet?

• Was sind sinnvolle Lernziele?

• Wo darf die Person selbst Schwerpunkte setzen?

2. Stakeholder-Gespräche

• Die neue Person führt kurze Gespräche mit 3–5 wichtigen Schnittstellen.

• Leitfragen: „Wie arbeiten wir zusammen?“, „Was ist Ihnen wichtig?“, „Was lief bisher gut, wo gibt es Herausforderungen?“

• HR stellt bei Bedarf einen kleinen Leitfaden zur Verfügung.

3. Kultur sichtbar machen

• Einladung zu einem kurzen, offenen Austausch mit HR oder People & Culture:
  – „Wie erleben Sie die ersten Wochen?“
  – „Was überrascht positiv?“
  – „Was irritiert?“

• Die Rückmeldungen fließen anonymisiert in die Weiterentwicklung des Onboardings und der Kulturarbeit ein.

4. Tag 30–90: Aus Probieren wird Mitgestalten

Problem vorher

• Nach den ersten Wochen greift der Alltag.

• Die neue Person „läuft mit“, wird aber selten bewusst nach ihrer Perspektive gefragt.

• Die Probezeit endet oft ohne strukturiertes Gespräch.

Neuer Ansatz

Ziel: Die neue Person von Anfang an als aktive Gestalter:in sehen – nicht nur als „Lernende“.

Best Practices Tag 30–90:

1. 30-Tage-Check-in

Kurz, aber verbindlich:

• Was läuft gut?

• Wo fehlen noch Informationen oder Unterstützung?

• Welche Anpassungen braucht es im Onboarding-Plan?

2. Feedback in beide Richtungen

• Die Führungskraft gibt Feedback zu ersten Eindrücken (Stärken, Beitrag).

• Die neue Person gibt Feedback zum Onboarding und zur Zusammenarbeit.

• Vereinbarung von 1–2 konkreten Entwicklungsschritten.

3. 60–90-Tage-Gespräch (Probezeit-Gespräch)

Nicht nur „formaler Haken“, sondern:

• Reflexion: Haben sich die Erwartungen auf beiden Seiten bestätigt?

• Klärung der Rolle im Team, ggf. Anpassung von Aufgaben.

• Gemeinsamer Blick nach vorne: Ziele, Entwicklungsfelder, Unterstützungsbedarfe.

4. Perspektive aufzeigen

Gerade im Mittelstand wichtig:

• Welche Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten gibt es (nicht nur Karriereleitern)?

• Welche Projekte oder Themen könnten mittelfristig passen?

Das stärkt Bindung – über die ersten 90 Tage hinaus.

5. Rolle von HR & Führung – gemeinsam statt nebeneinander

Ein entscheidender Erfolgsfaktor im Projekt war die Klarheit:

• HR ist Prozessgestalterin, Impulsgeberin, Begleiterin.

• Führungskräfte sind die zentralen Bezugspersonen im Onboarding.

Was konkret vereinbart wurde:

• HR stellt Struktur, Templates und Leitfäden bereit (Onboarding-Plan, Check-in-Leitfäden, Buddy-Rollenbeschreibung).

• Führungskräfte committen sich, Zeit und Aufmerksamkeit für die ersten 90 Tage einzuplanen.

• HR holt regelmäßig Feedback von neuen Mitarbeitenden ein und entwickelt das Programm weiter.

6. Ergebnisse & Learnings aus der Praxis

Nach 12 Monaten zeigen sich im Unternehmen klare Effekte:

• Kündigungen in der Probezeit sind spürbar zurückgegangen.

• Neue Mitarbeitende berichten, dass sie sich „ernst genommen und willkommen“ fühlen.

• Führungskräfte erleben die Struktur als Entlastung, nicht als Zusatzaufwand.

• HR nutzt das Onboarding als „Sensor“ für Kultur- und Führungsthemen.

Wesentliche Learnings aus dem Projekt:

1. Onboarding ist kein Event, sondern ein Prozess.
   Entscheidend sind nicht der erste Tag, sondern die ersten 90 Tage.

2. Preboarding ist ein unterschätzter Hebel.
   Die Beziehung beginnt mit der Zusage – nicht am ersten Arbeitstag.

3. Führung & Kultur sind im Onboarding sichtbar.
   Neue Mitarbeitende spüren sehr schnell, ob das, was im Bewerbungsprozess erzählt wurde, tatsächlich gelebt wird.

4. Klein anfangen, dann skalieren.
   Das Unternehmen hat mit einem Bereich gestartet, Erfahrungen gesammelt und das Konzept dann angepasst und ausgerollt – statt alles „big bang“ einzuführen.

Wenn Sie Ihr Onboarding & Preboarding im Mittelstand neu aufsetzen möchten – von der klaren Struktur für die ersten 90 Tage bis hin zur Verknüpfung mit Kultur, Führung und Retention – lässt sich aus diesem Beispiel sehr viel in Ihre Realität übertragen. Gern begleite ich Sie dabei als Sparringspartnerin und Mitgestalterin.

von Kathrin Lechner | 15.04.2025

Praxis-Impuls: Einen Bereich pilotieren

Wählen Sie einen Bereich oder ein Team aus und testen Sie dort ein strukturiertes 90-Tage-Onboarding:

klarer Preboarding-Kontakt,

Buddy-System,

Check-ins nach 30 und 90 Tagen.

Sammeln Sie Feedback – und rollen Sie erst dann aus, wenn der Pilot funktioniert.

Mini-Check: Wie wirken Ihre ersten 90 Tage?

Gibt es einen klaren Plan für die ersten 90 Tage – oder „regelt das jedes Team selbst“?

Hat jede neue Person eine:n feste:n Ansprechpartner:in oder Buddy?

Finden strukturierte Check-ins (z. B. nach 30 und 90 Tagen) wirklich statt – oder nur auf dem Papier?

Wenn Sie hier mehrfach zögern, steckt in Ihrem Onboarding noch viel ungenutztes Potenzial.

Praxis & Erfahrungen

"Onboarding ist kein Willkommenstag, sondern die wichtigste

Lern- und Bindungsphase der ersten

90 Tage."

Kathrin Lechner - Inhaberin HR Erfolg, People & Organisation Expertin